Bộ kit sự kiện, welcome kit nhân viên mới: chọn hộp và in logo
Bộ kit chào mừng nhân viên mới hay bộ kit hội nghị thường là lần đầu người nhận "chạm" vào thương hiệu công ty. Đồ bên trong tốt mà chiếc hộp lỏng lẻo thì cảm nhận chung sẽ giảm đi nhiều. Bài này đi qua ba việc chính: chọn hộp, in logo và lên kế hoạch số lượng sao cho kịp ngày sự kiện.
Bộ kit sự kiện thường gồm những gì?
Mỗi công ty có cách làm riêng, nhưng phần lớn bộ kit xoay quanh vài nhóm đồ quen thuộc:
- Welcome kit nhân viên mới: áo đồng phục, sổ tay, bút, bình nước, thẻ tên, thư chào mừng của ban lãnh đạo.
- Kit hội nghị, hội thảo: tài liệu, sổ, bút, quà lưu niệm nhỏ, thẻ đại biểu.
- Kit tri ân đối tác, khách mời: trà, bánh, đồ dùng văn phòng có logo, thiệp cảm ơn.
Danh sách món càng rõ thì càng dễ chọn hộp. Hãy chốt danh sách món trước, đặt thử các món lên bàn, rồi mới chọn size. Làm ngược lại rất dễ gặp cảnh hộp quá rộng làm đồ bị "chìm", hoặc quá chật phải bỏ bớt món.
Chọn hộp cứng gấp gọn theo món trong kit
Green Box có 4 size hộp cứng gấp gọn, cùng kiểu nắp gập 2 nam châm, bìa carton bồi cứng (Size L 1,8 li; Size M, S 1,6 li), bọc giấy mỹ thuật có vân. Lòng hộp trống, không có khay, nên bạn tự sắp xếp các món theo ý mình.
| Size | Kích thước | Hợp với kit kiểu |
|---|---|---|
| L chữ nhật | 30×20×12 cm | Welcome kit có áo, khăn hoặc nhiều món |
| L vuông | 25×25×11 cm | Kit tri ân có bánh, trà, yến |
| M chữ nhật | 25×17×10 cm | Kit hội nghị: sổ, bút, 2–3 món nhỏ |
| S vuông | 18×18×8 cm | Quà lưu niệm nhỏ, nến, phụ kiện |
Mẹo: đo chiều dài, rộng, cao của cả cụm đồ rồi so với bảng trên. Nên chừa một chút khoảng trống để lót giấy, giúp các món không xê dịch khi di chuyển. Nếu phân vân giữa hai size, xem thêm cách chọn size hộp theo món đồ.
Về màu, công ty có thể chọn màu gần với nhận diện thương hiệu nhất trong 5 màu: Đỏ Đô, Xanh Lam, Đen Huyền, Hồng Ánh Trai, Vàng Hổ Phách. Đen Huyền và Xanh Lam cho cảm giác chỉn chu, hợp kit hội nghị. Đỏ Đô và Vàng Hổ Phách nổi bật, hợp dịp đầu năm hoặc lễ kỷ niệm thành lập.
In logo lên hộp: ba cách tuỳ số lượng
Logo trên nắp là chi tiết khiến bộ kit trông "của công ty mình" chứ không phải đồ mua sẵn. Có ba hướng làm:
- In logo lên hộp có sẵn: nhận từ 5 hộp, phí in 500.000đ/đơn cho đơn từ 5 đến 100 hộp. Không cần làm khuôn. Green Box gửi ảnh mô phỏng để duyệt trước, in xong trong 3–7 ngày sau khi duyệt mẫu.
- Dán tem logo lên hộp trơn: chi phí thấp, đổi thiết kế linh hoạt. Hợp khi mỗi đợt sự kiện có chủ đề, tên chương trình khác nhau.
- In tại xưởng: áp dụng từ 2.000 hộp mỗi size, hợp doanh nghiệp làm kit đều đặn với số lượng lớn.
Các kỹ thuật như in UV, ép kim, in nổi, dập chìm, cán màng đều có thể trao đổi; giá cụ thể được xác nhận khi duyệt mẫu. Muốn hình dung trước, bạn có thể đặt thử logo lên mẫu 3D bằng công cụ tự thiết kế.
Lên kế hoạch số lượng và thời gian
Sai lầm hay gặp nhất là đặt hộp sát ngày sự kiện. Hãy tính ngược từ ngày phát kit:
- Đếm số người nhận theo từng nhóm: nhân viên mới, đại biểu, khách mời, ban tổ chức. Mỗi nhóm có thể dùng size hoặc màu khác nhau.
- Cộng thêm vài hộp dự phòng cho người đăng ký muộn, hộp dùng để chụp ảnh truyền thông hoặc trưng bày tại quầy đón khách.
- Dành thời gian duyệt mẫu: chốt file logo, xem ảnh mô phỏng, chỉnh lại nếu cần.
- Tính thời gian in khoảng 3–7 ngày sau khi duyệt mẫu, cộng thêm thời gian vận chuyển.
- Chừa ngày đóng kit: dựng hộp, lót giấy, xếp món, kiểm lại trước khi phát.
Với welcome kit, nhiều công ty tuyển người theo đợt. Khi đó nên đặt một lượng hộp đủ dùng cho vài đợt rồi cất kho. Hộp giao dạng gấp phẳng, xếp chồng gọn, nên một góc kho nhỏ cũng chứa được khá nhiều. Cách cất giữ và chia việc dựng hộp xem tại bài lưu kho và dựng hộp số lượng lớn.
Chi phí, đặt cọc và hoá đơn
Giá hộp đã gồm VAT 8%. Từ 5 hộp (được trộn màu, trộn size) áp dụng giá combo: Size L chữ nhật và Size L vuông 55.000đ, Size M 44.000đ, Size S 32.000đ mỗi hộp. Từ 100 hộp, Green Box báo giá sỉ riêng.
- Đơn in logo đặt cọc 60%; đơn hộp trơn từ 30 hộp đặt cọc 30%.
- Thanh toán chuyển khoản hoặc COD, có xuất hoá đơn VAT cho doanh nghiệp.
- Có thể thêm túi giấy cùng màu để phát kit tận tay: túi lớn 11.000đ cho Size L, túi nhỏ 9.000đ cho Size M, S.
- Ship 20.000đ toàn quốc cho đơn đến 20 hộp; trên 20 hộp báo phí theo địa chỉ.
Hộp có sẵn được đóng gửi ngay khi xác nhận đơn, có mã vận đơn để bộ phận hành chính theo dõi ngày hàng về.
Câu hỏi thường gặp
Đặt 20 hộp có in logo được không?
Được. In logo lên hộp có sẵn nhận từ 5 hộp, phí 500.000đ cho cả đơn từ 5 đến 100 hộp. Số hộp trong đơn càng nhiều thì phần phí in chia cho mỗi hộp càng nhẹ.
Một bộ kit có thể dùng nhiều size khác nhau không?
Được. Giá combo tính từ 5 hộp và cho phép trộn màu, trộn size. Ví dụ Size M cho kit hội nghị, Size L chữ nhật cho welcome kit có áo đồng phục.
Hộp đến nơi có phải dán, ghép gì không?
Không. Hộp giao dạng gấp phẳng, chỉ cần mở ra, dựng các thành bên là hộp đứng form, không cần keo hay dụng cụ. Đóng nắp lại thì 2 nam châm giữ nắp.
Công ty bạn đang chuẩn bị kit cho sự kiện sắp tới? Gửi số lượng, size, màu và logo qua trang yêu cầu báo giá, Green Box sẽ gửi ảnh mô phỏng để bạn duyệt trước khi in.