Quà sinh nhật nhân viên: cách công ty chuẩn bị cả năm gọn, tiết kiệm
Quà sinh nhật là cách đơn giản để nhân viên thấy mình được quan tâm. Khó khăn thường không nằm ở tiền mà ở việc: mỗi tháng lại phải đi mua quà, gói quà, nhớ ngày sinh nhật từng người. Bài này gợi ý cách phòng nhân sự chuẩn bị quà sinh nhật nhân viên cho cả năm một lần, gọn và tiết kiệm.
Bước 1: Lập danh sách và ngân sách
Lấy danh sách ngày sinh nhân viên từ hồ sơ nhân sự, xếp theo tháng. Từ đó biết mỗi tháng có bao nhiêu người, cả năm cần bao nhiêu suất quà. Ngân sách mỗi suất nên giống nhau cho mọi nhân viên để công bằng; có thể có thêm quà cho mốc đặc biệt như tròn 5 năm làm việc.
Bước 2: Chọn món quà dễ chuẩn bị số lượng lớn
| Nhóm quà | Ví dụ | Ưu điểm |
|---|---|---|
| Đồ dùng văn phòng | Sổ, bút, bình giữ nhiệt, cốc | Dùng hằng ngày, in được logo công ty |
| Đồ ăn đóng gói | Bánh, socola, trà | Ai cũng dùng được, dễ chia |
| Chăm sóc bản thân | Nến thơm, khăn, set dưỡng da | Thư giãn, cảm giác được chăm chút |
| Phiếu quà | Phiếu ăn, phiếu mua sắm | Người nhận tự chọn |
Một gợi ý dễ làm: chốt 1–2 set quà cố định cho cả năm, mua đồ không có hạn dùng ngắn trước, đồ ăn mua theo quý.
Bước 3: Đặt hộp in logo một lần cho cả năm
Chiếc hộp quyết định món quà trông chuyên nghiệp hay tạm bợ. Đặt hộp in logo công ty một lần cho cả năm có ba lợi ích:
- Đồng bộ thương hiệu: mọi suất quà đều có logo công ty, nhân viên chụp ảnh đăng lên mạng xã hội cũng là quảng bá văn hoá công ty.
- Tiết kiệm phí in: phí in logo lên hộp có sẵn của Green Box là 500.000đ cho cả đơn từ 5 đến 100 hộp, đặt một lần cho cả năm thì mỗi hộp gánh phí ít hơn nhiều.
- Không phải đi mua hộp mỗi tháng.
Size gợi ý: Size L chữ nhật 30×20×12 cm cho set sổ, bút, bình giữ nhiệt; Size M chữ nhật 25×17×10 cm cho set 2–3 món nhỏ. Màu Xanh Lam hiện đại, hợp nhiều nhận diện công ty. Xem thêm trang hộp quà sinh nhật.
Bước 4: Cất gọn ở văn phòng
Đây là điểm hộp cứng gấp gọn hơn hẳn hộp dựng sẵn. Hộp giao dạng phẳng, cả trăm hộp xếp chồng vừa một ngăn tủ. Hộp dựng sẵn cùng số lượng có thể chiếm cả một góc phòng. Đến sinh nhật ai, chỉ cần lấy một hộp ra dựng trong vài giây.
Bước 5: Đóng quà trong 5 phút mỗi lần
- Dựng hộp, lót giấy rơm.
- Xếp quà, đặt thiệp có chữ ký của trưởng phòng hoặc cả nhóm.
- Đóng nắp nam châm, cho vào túi cùng màu.
- Trao quà vào buổi họp đầu tuần hoặc đúng ngày sinh nhật.
Thiệp viết tay của đồng nghiệp thường được nhớ lâu hơn chính món quà. Có thể để thiệp trống trong phòng vài ngày trước sinh nhật để mọi người cùng ký.
Ước tính chi phí hộp cho cả năm
Ví dụ công ty 60 nhân viên, dùng Size L chữ nhật in logo, kèm túi ngang lớn (giá đã gồm VAT:
| Hạng mục | Cách tính | Thành tiền |
|---|---|---|
| Hộp Size L chữ nhật, giá combo | 60 × 55.000đ | 3.300.000đ |
| Túi ngang lớn | 60 × 11.000đ | 660.000đ |
| Phí in logo | 1 lần cho cả đơn | 500.000đ |
| Tổng | 4.460.000đ, khoảng 74.000đ mỗi suất |
Đây là chi phí hộp và túi, chưa gồm món quà bên trong. Phí vận chuyển với đơn trên 20 hộp được báo theo địa chỉ.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên mới vào giữa năm thì sao?
Đặt dư khoảng 10% số hộp so với số nhân viên hiện tại. Hộp để phẳng không hỏng, hết năm còn dư vẫn dùng cho năm sau hoặc cho quà khách hàng.
Có nên in tên từng nhân viên lên hộp không?
In tên từng người làm mỗi hộp là một mẫu riêng, phức tạp hơn. Cách gọn hơn là in logo công ty lên nắp, tên và lời chúc viết trên thiệp.
Có xuất hoá đơn không?
Có. Giá đã gồm VAT, Green Box xuất hoá đơn cho doanh nghiệp. Gửi yêu cầu ở trang báo giá.